9 pytań, które powinny poprzedzić wynajem biura

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

1. Kiedy zacząć myśleć o wyborze lokalizacji na biuro?

Moment rozpoczęcia poszukiwań idealnej lokalizacji jest bardzo istotny. Czas ma duże znaczenie, ponieważ najemca potrzebuje go najpierw na zapoznanie się z rynkiem, wstępny wybór lokalizacji, a potem na negocjacje z wynajmującym. Im więcej miesięcy dzieli najemcę od momentu, gdy będzie potrzebował powierzchni biurowej „na już” i będzie musiał zgodzić się na proponowaną stawkę czynszu, tym mocniejszą ma pozycję negocjacyjną.

W przypadku firm poszukujących dużej powierzchni biurowej, optymalne wyprzedzenie, z jakim należy zacząć proces prowadzący do podpisania umowy, to 2-3 lata. Jako że znaczna część umów najmu powierzchni biurowych zakłada ok. 5-letnią współpracę między stronami, o kolejnej umowie trzeba myśleć w połowie trwania dotychczasowej. Małe i średnie firmy nie muszą aż tak się spieszyć, ale i one powinny pomyśleć o przeprowadzce najpóźniej na 12-18 miesięcy przed „godziną 0”.

2. Czy brać pod uwagę inwestycje jeszcze nieukończone?

Zasoby powierzchni biurowej w Polsce rosną w dość szybkim tempie i stale powstają kolejne biurowce. Firmy, które odpowiednio wcześnie zabierają się za wyszukanie dla siebie biura na wynajem, zdecydowanie powinny wziąć pod uwagę również inwestycje w toku lub planowane m.in. ze względu na wysokość oferowanego czynszu. Inwestorowi, którego budynek dopiero powstaje, bardzo opłaca się podpisać „przedwstępne” umowy najmu, gdyż w ten sposób poprawia swoją wiarygodność wobec banków i innych najemców.

Z tego powodu na etapie realizacji inwestycji wynajmujący chętniej zaproponuje znacznie niższy czynsz, niż zrobiłby to po oddaniu budynku do użytku. Najemca ma też większe możliwości wynegocjowania dodatkowych usług i ustępstw ze strony kontrahenta. W tym okresie duzi najemcy mogą rozmawiać na przykład o kosztach i ekspozycji logo najemcy na budynku, aranżacji recepcji, miejscach parkingowych, a także wystroju części wspólnych czy doborze firm gastronomicznych.

Zawarcie umowy najmu na wczesnym etapie konstrukcyjnym lub nawet przed rozpoczęciem prac budowlanych wiąże się z pewnym ryzykiem i w interesie najemcy może być zastrzeżenie wysokiej kary umownej od wynajmującego, gdyby ten nie ukończył lub nie rozpoczął inwestycji na czas.

3. Czy przy wyborze lokalizacji kierować się sytuacją na rynku pracy?

Dawniej wiele firm wybierało lokalizacje na biuro bez pytania o zdanie pracowników. Dziś jest to znacznie bardziej ryzykowne. Bezrobocie jest wyjątkowo niskie, a zapotrzebowanie na specjalistów bardzo wysokie. Ponadto zmieniła się sama kultura pracy i pracownicy mogą zrezygnować nawet z dobrze płatnego zajęcia, jeśli tracą zbyt dużo czasu na dojazd lub nie mają zapewnionych innych udogodnień.

Obecnie wybierając lokalizację należy traktować pracowników priorytetowo. Dobry dojazd, odpowiednia liczba miejsc parkingowych, a także stojaków na rowery czy skutery są dziś równie ważne jak prestiż związany z miejscem pracy.

4. Jaki wpływ na firmę ma komfort, jaki zapewnia budynek i jego zaplecze?

Największe korporacje inwestują dziś w wynajem biura przyjaznego pracownikom, czyli takiego, z którego nie chce się wychodzić, ponieważ jest atrakcyjnie zaaranżowane, pozwala aktywnie odpocząć podczas przerwy w pracy, zadbać o zdrowie i o dietę, nie wychodząc z budynku. Inwestycje takie są dodatkowym atutem dla wysokiej klasy specjalistów.

Teoretycznie o komfort pracy powinien zadbać sam najemca, lecz jeśli wie, czego potrzebuje, może częściowo przenieść ten obowiązek na wynajmującego. Przykładowo, jeśli w budynku jest kawiarenka, elegancka stołówka, przestrzeń z fotelami i kanapami czy przestrzeń sportowa lub rozrywkowa, wówczas pracownicy wszystkich mieszczących się w nim firm z pewnością to docenią.

5. Jakiej powierzchni biurowej tak naprawdę potrzebuje firma?

To pytanie jest bezpośrednio powiązane z dwoma poprzednimi. W ciągu kilku ostatnich lat standardy biurowe bardzo się zmieniły. Obecnie firmy potrzebują większej powierzchni niż poprzednio, nawet jeśli decydują się zmienić odrębne pokoje na open space. Zbyt duże zagęszczenie powierzchni nie sprzyja pracy w skupieniu. Bardzo istotne jest prawidłowe rozplanowanie biura, które powinno mieć miejsca odpowiednie do spotkań zespołów, przyjmowania kontrahentów, wizyt pracowników innych oddziałów czy szkoleń.

Nawet przy założeniu, że liczba pracowników pozostanie stała, firma może potrzebować większej powierzchni, niż zajmowała do tej pory. Warto też wziąć pod uwagę fakt, że umowę z wynajmującym podpisuje się przeważnie na 5 lat, więc należałoby zaplanować miejsce na rozwój.

6. Czy przeprowadzić audyt potrzeb firmy w zakresie powierzchni biurowej?

Optymalnym rozwiązaniem jest przeprowadzenie zewnętrznego audytu nie tylko potrzeb biurowych firmy, ale także wynajmowanej powierzchni. Osoby z wewnątrz firmy patrzą przeważnie z perspektywy dotychczasowej siedziby i nową wyobrażają sobie jako taką samą, tylko nowszą, co w ich rozumieniu oznacza lepszą. Tymczasem w ciągu kilku ostatnich lat zmieniły się potrzeby pracowników i zarządu, a nowe biuro można urządzić znacznie funkcjonalniej.

Nawet idealny projekt należy dopasować do możliwości, jakie oferuje nowa siedziba. Przed zawarciem umowy warto wiedzieć, jaki będzie koszt przystosowania powierzchni, jak długo potrwają prace wykończeniowe i czy po kilku latach konieczne będzie przywrócenie wynajmowanej części budynku do stanu pierwotnego.

7. Czy rozdzielać firmę na dwie lokalizacje?

Część firm ze względu na ekonomikę działalności lokuje siedzibę w prestiżowej lokalizacji, natomiast tzw. back office poza centrum miasta. Decyzja taka podyktowana jest niższymi kosztami najmu, większą liczbą miejsc parkingowych, czy większą powierzchnią pięter.

Z drugiej strony niektóre firmy preferują lokalizowanie całej działalności w jednym miejscu. Pozwala to na poprawę komunikacji między działami i optymalizację przestrzeni biurowej.

Zdarza się natomiast rozdzielenie firmy wewnątrz budynku, w którym może ona zajmować kilka pięter, na przykład drugie, trzecie, czwarte czy siedemnaste. Najwyższe kondygnacje są droższe i bardziej prestiżowe, tam więc przyjmuje się kontrahentów. Pracownikom natomiast nie robi większej różnicy, czy jadą windą 3 czy 23 piętra – w końcu przebywają w tym samym, komfortowym budynku.

8. Czy zwrócić uwagę na sąsiadów?

Jeśli nie wynajmuje się całego budynku, lecz jego mniejszą część, warto przyjrzeć się bliżej sąsiadom. Inni najemcy mogą mieć wpływ na działalność firmy i to z kilku różnych względów.

Największe korporacje często mają bardzo silną pozycję negocjacyjną wobec wynajmującego. Może się więc zdarzyć sytuacja, gdy wręcz zażądają od wynajmującego nieprzedłużania umowy z jednym z pomniejszych najemców, ponieważ będą potrzebować dodatkowej powierzchni.

Ważnym aspektem wyboru lokalizacji jest sąsiedztwo kontrahentów czy firm konkurencyjnych, które pośrednio wpływa na atrakcyjność budynku. Niektóre firmy wymagają zapisów w umowie dotyczących zakazu wynajmowania powierzchni konkurencji.

9. Czy skorzystać z usług wyspecjalizowanego doradcy ds. najmu?

Od tego pytania należałoby zacząć, ale odpowiedź na nie staje się oczywista dopiero w momencie, gdy odpowiemy sobie na kilka poprzednich. Wynajem biura jest bardzo istotną decyzją finansową, która wpływa na działalność firmy przez kolejne kilka lat. Do jej podjęcia potrzeba głębokiej wiedzy o rynku, ale też ogromnej dbałości o szczegóły.

Oprócz samych negocjacji z wynajmującym, przy których niezbędne jest solidne wsparcie prawne, pojawiają się też kwestie okołonajmowe (przeprowadzka, modernizacja i aranżacja powierzchni, workplace solutions, optymalizacja kosztów eksploatacyjnych, ubezpieczenia, procesy rekrutacyjne). Wszystko to jest dodatkowym obciążeniem dla zarządu firmy, który może jednak powierzyć te zadania doświadczonemu doradcy.

Mogłoby się wydawać, że korporacje mające duże doświadczenie w wynajmowaniu powierzchni biurowej będą w stanie obyć się bez pomocy z zewnątrz. One jednak nigdy z niej nie rezygnują. W mojej karierze nie spotkałem się z sytuacją, aby firma z pierwszej ligi zrezygnowała z przewagi, jaką daje współpraca z profesjonalnym specjalistą ds. najmu.

Warto zatem skorzystać z usług doradcy, przy czym należy mieć na uwadze, iż wielu doradców to firmy zaangażowane w różne aspekty rynku nieruchomości. Dlatego warto poszukać doradcy, który reprezentuje wyłącznie interesy najemcy i nie jest związany umowami z żadnym z wynajmujących, co pozwoli uniknąć konfliktu interesów.

Artur Sutor, Partner, Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w