Koszty eksploatacyjne biura na wynajem: stabilizacja czy nowe podwyżki w biurowcach?

Przeczytaj także: Fit-out biura droższy niż kiedykolwiek. Firmy zmieniają strategie najmu

Eksperci Colliers przeprowadzili analizę blisko 100 nieruchomości biurowych pod kątem wysokości stawek opłat eksploatacyjnych za wynajem biur w latach 2022–2026. Pod uwagę wzięto blisko 50 budynków zlokalizowanych w Warszawie oraz łącznie 50 budynków znajdujących się na głównych rynkach regionalnych.

Analiza rynku wskazuje, że w 2026 roku dynamika wzrostu stawek opłat eksploatacyjnych w biurowcach wyraźnie wyhamowała – średnie podwyżki w Warszawie i miastach regionalnych kształtują się na marginalnym poziomie 1–3% rok do roku. To istotna zmiana po okresie silnych wzrostów kosztów operacyjnych, które w perspektywie ostatnich czterech lat wyniosły średnio ok. 33%, a w przypadku warszawskich aktywów sięgnęły nawet 40%.

Koszty eksploatacyjne to kluczowy element umowy najmu. Najemcy analizują przede wszystkim ich wysokość, zakres oraz sposób opisania ich w umowie. Ponieważ w ostatnich latach koszty te znacząco wzrosły, dlatego podlegają szczegółowej analizie finansowej. Stawki wahają się od 19 do ponad 40 zł za mkw., co może stanowić nawet 35% całkowitego kosztu wynajmu biur.

Na ich poziom wpływa m.in. wielkość i struktura budynku czy jego wiek technologiczny, dlatego świadomy wybór biurowca ma dla najemców duże znaczenie – mówi Katarzyna Tasarek-Skrok, dyrektor w Dziale Powierzchni Biurowych, Colliers.

Stawki opłat zgodnie z założeniami

Dane za 2025 rok potwierdzają wysoką trafność założeń budżetowych – w większości nieruchomości koszty zmieściły się w planach, a ewentualne przekroczenia były incydentalne i nie większe niż 5%.

Stabilizacja stawek na 2026 rok jest efektem bardziej konserwatywnego podejścia do planowania kosztów – szczególnie w obszarze mediów i podatku od nieruchomości – oraz rosnącej presji na optymalizację wydatków operacyjnych, która w części przypadków prowadziła do ograniczenia zakresu świadczonych usług.

Obecnie nie obserwujemy gwałtownych wahań, czy niespodziewanych wzrostów stawek opłat eksploatacyjnych. Stabilizacja ta działa na korzyść firm planujących swoje budżety – pozwala bardziej precyzyjnie przewidywać koszty funkcjonowania biur i ogranicza ryzyko nagłych korekt finansowych w trakcie roku.

Jednocześnie należy pamiętać, że na ostateczny poziom tych opłat wciąż wpływają liczne czynniki zewnętrzne. Dlatego mimo relatywnie spokojnej sytuacji, aspekt monitorowania otoczenia rynkowego pozostaje kluczowy zarówno dla właścicieli, jak i najemców – komentuje Agnieszka Milczarek, dyrektor w dziale Asset Services, Colliers.

Podwyżki w 2026 roku

Budżety na 2026 rok zostały oparte głównie na prognozach inflacyjnych oraz wzroście płacy minimalnej, jednak w strukturze kosztów utrzymania nieruchomości wciąż występują obszary o podwyższonej zmienności. Dotyczy to przede wszystkim mediów, które pozostają najtrudniejszym do oszacowania komponentem opłat – zarówno ze względu na niestabilność cen, jak i zmienność zużycia.

Jak wynika z raportu Colliers, wśród pozostałych kategorii kosztowych przewidywane wzrosty mają charakter umiarkowany – m.in. w zakresie ochrony (ok. 3%), utrzymania czystości (3–4%), serwisu technicznego (5–7%) czy wywozu odpadów (ok. 5%). Wyraźniej rosną również koszty ubezpieczeń (5–10%) oraz obciążeń publicznoprawnych, w tym podatku od nieruchomości (około 4,5%).

Największym wyzwaniem pozostaje jednak rynek energii, który nadal funkcjonuje w warunkach podwyższonej zmienności. Wzrost cen na rynku SPOT na początku 2026 roku, napędzany m.in. czynnikami pogodowymi, ograniczoną produkcją z OZE oraz napięciami geopolitycznymi pokazuje, że nawet krótkoterminowe szoki cenowe mogą istotnie wpływać na poziom kosztów.

Dodatkowo na całkowity koszt energii coraz większe przełożenie mają opłaty regulacyjne i dystrybucyjne, które w 2026 roku wzrosły znacząco – w niektórych przypadkach o kilkadziesiąt procent. W dłuższej perspektywie stabilizująco działać będzie rosnący udział odnawialnych źródeł energii oraz rozwój kontraktów typu PPA.

Nowy obowiązkowy standard bezpieczeństwa a koszty wynajmu biur

Wejście w życie tzw. „ustawy schronowej” oznacza istotną zmianę na rynku nieruchomości komercyjnych – bezpieczeństwo infrastrukturalne przestaje być wartością dodaną, a staje się obligatoryjnym elementem projektowym i operacyjnym, co może przełożyć się na koszty najemców.

Nowe regulacje generują zarówno wzrost nakładów inwestycyjnych, związanych m.in. z koniecznością wzmocnienia konstrukcji, zapewnienia zasilania awaryjnego, instalacji wentylacyjnych czy dodatkowych dróg ewakuacji, jak i kosztów operacyjnych, obejmujących utrzymanie gotowości technicznej, przeglądy, szkolenia oraz bieżącą obsługę miejsc doraźnego schronienia.

W praktyce oznacza to pojawienie się nowej kategorii kosztowej, która – podobnie jak inne elementy opłaty eksploatacyjnej – będzie stopniowo transferowana na najemców.

Choć część obciążeń może zostać złagodzona przez system dotacji publicznych, długoterminowo należy oczekiwać, że budynki spełniające podwyższone standardy bezpieczeństwa będą pozycjonowane jako aktywa wyższej klasy, co znajdzie odzwierciedlenie zarówno w stawkach czynszowych, jak i opłatach serwisowych.

Jak najemcy definiują wartość biura w 2026 roku?

Choć poziom kosztów wynajmu biur i opłat eksploatacyjnych uległ stabilizacji, oczekiwania najemców nie maleją - przesuwają się jedynie na inne obszary. W 2026 roku to nie sama cena, lecz realna wartość dostarczana przez biuro staje się kluczowym kryterium rozmów między firmami a właścicielami nieruchomości.

Obecnie wartość biura jest definiowana znacznie szerzej niż przez poziom czynszu czy opłat eksploatacyjnych – kluczowe staje się to, w jakim stopniu przestrzeń realnie wspiera działalność operacyjną najemcy. Rosną oczekiwania wobec elastyczności aranżacyjnej, możliwości optymalizacji wykorzystania powierzchni oraz jakości doświadczenia użytkowników.

Na znaczeniu zyskują bardziej rozbudowane udogodnienia, wysoka jakość powierzchni wspólnych, technologie wspierające zarządzanie komfortem oraz rozwiązania poprawiające wellbeing i efektywność pracy – wyjaśnia Karolina Dudek, dyrektor w Colliers Define.

Coraz większe znaczenie ma również proaktywne doradztwo ze strony właścicieli i zarządców, którzy mogą pomóc firmom w optymalnym wykorzystaniu przestrzeni i kosztów operacyjnych. W efekcie przewagę zyskują te budynki, które oferują nie tylko powierzchnię, lecz także kompetencje i narzędzia umożliwiające jej świadome, efektywne wykorzystanie.