5 kroków do wynajmu biura. Praktyczny poradnik najemcy

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Bardzo ważnym elementem jest właściwe przeprowadzenie analizy finansowej, biorące pod uwagę rzeczywistą (zweryfikowaną projektem) powierzchnię najmu oraz prawidłowe ujęcie wszystkich kosztów operacyjnych. Nie zapominajmy o corocznej indeksacji czynszu oraz potencjalnych podwyżkach opłat eksploatacyjnych w okresie najmu.

Liderom naszego rankingu przedstawiamy kontroferty, wysyłamy bardziej szczegółowe zapytania, bądź zapraszamy ich na spotkania, aby wynegocjować najlepsze możliwe warunki (nie tylko finansowe). Dążymy do wybrania wiodącej opcji, którą zabezpieczamy na czas uzgadniania treści umowy przez podpisanie Listu Intencyjnego podsumowującego wynik dotychczasowych rozmów.

Śpiesz się powoli czy FINALIZACJA TRANSAKCJI (min. 8 tygodni)

Po podpisaniu Listu Intencyjnego przystępujemy do negocjacji treści umowy najmu, której wzór przygotowuje wynajmujący. Choć w awaryjnych sytuacjach takie rozmowy bywają finalizowane w ciągu jednego dnia, zdecydowanie doradzam zarezerwowanie sobie minimum dwóch miesięcy na ten etap procesu. Im więcej zaś praw chcemy sobie zagwarantować, tym więcej czasu potrzeba na wypracowanie satysfakcjonujących nas rozwiązań.

Zadaniem agenta na tym etapie jest współpraca z prawnikiem Klienta, pomoc w negocjacjach treści umowy, doradzanie w kwestii praktyki rynkowej oraz pilnowanie czy ustalenia wstępne zostaną odzwierciedlone w umowie końcowej. Równocześnie z negocjacjami dopracowujemy plany aranżacji wnętrz i ostateczną specyfikację techniczną powierzchni, które będą załącznikami do umowy.

Po podpisaniu umowy przez obie strony czekają nas jeszcze dodatkowe formalności, takie jak wniesienie zabezpieczenia (np. kaucja bądź gwarancja bankowa) czy wykupienie ubezpieczenia.

Diabeł tkwi w szczegółach czyli PRZYGOTOWANIE ARANŻACJI (12-24 tygodnie)

Czas na adaptację powierzchni biura zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Jeśli – jak to jest w większości przypadków – za aranżację odpowiedzialny jest wynajmujący, warto rozważyć zatrudnienie profesjonalnego doradcy technicznego – Project Managera – który w naszym imieniu będzie kontrolował postęp prac. Pozwoli nam to upewnić się, że biuro będzie wykonane i dostarczone na czas, zgodnie z ustaloną specyfikacją techniczną. Pamiętajmy, że jeśli kończy nam się umowa najmu w dotychczas zajmowanym biurze, wszelkie opóźnienia mogą oznaczać dodatkowe kary.

Czas to pieniądz

Warto pomyśleć o przyszłości naszego biura ze znacznym wyprzedzeniem. Nawet jeśli nie jesteśmy zdecydowani na przeprowadzkę, weryfikacja rynku pomoże nam w renegocjacjach, o ile przeprowadzimy ją odpowiednio wcześnie.

W przypadku większych najemców wskazane jest rozpoczęcie procesu na 18-24 miesiące przed planowaną zmianą siedziby, ale nawet firmy o zapotrzebowaniu na mniejsze powierzchnie, powinny zarezerwować co najmniej 12 miesięcy na rzetelne i komfortowe przeprowadzenie projektu. Opcjami built-to-suit powinniśmy się zainteresować przynajmniej z 2,5-3 letnim wyprzedzeniem.

I choć relokacja do biura, które nie ma zamontowanych drzwi wewnętrznych z pewnością sprzyja integracji zespołu, to o wiele przyjemniej jest w tym celu zorganizować wspólny wyjazd by po powrocie cieszyć się nową, atrakcyjną powierzchnią!

Anna Krześniak, Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy