Kiedy i jak wyprowadzić się z biura coworkingowego?

Przeczytaj także: Jak znaleźć lokal na działalność gospodarczą?

Brak miejsca

Wyraźnym sygnałem, że nadszedł najwyższy czas na zmiany jest brak miejsca. I nie chodzi tu tylko o aspekty logistyczne, ale w dużej mierze również o kwestie natury wizerunkowej. Wraz z osiągnięciem pewnego pułapu pracowników zmianie ulega charakter i wizerunek przedsiębiorstwa. Tworzy się kultura organizacyjna, która potrzebuje miejsca do rozwoju. I to właśnie dlatego należy zadawać sobie pytanie o to, czy wynajmowana powierzchnia nie zaczyna powoli ograniczać potencjału firmy i czy w ogóle wpisuje się jeszcze w koncepcję jej rozbudowy.

- Biura coworkingowe wykorzystywane są przede wszystkim przez freelancerów, start-upy i małe firmy, które rozpoczynają działalność. Decyzja o wyprowadzce z biura coworkingowego to ważny moment w rozwoju firmy. Zaplanowanie tego we właściwym czasie pozwoli zaoszczędzić wielu kłopotów i pieniędzy. Koncepcja coworkingowa staje się coraz bardziej popularna w Polsce, dzięki szybkiemu rozwojowi gospodarczemu kraju, zaawansowaniu technologicznemu firm oraz zmieniającemu się stylowi i charakterowi pracy. Coraz częściej zgłaszają się do nas firmy będące klientami biur coworkingowych, które poszukują specjalistycznego doradztwa w zakresie wynajmu zindywidualizowanych powierzchni biurowych w metrażach od 300 do 1000 mkw. najchętniej w prestiżowych lokalizacjach w centrum miasta – mówi Artur Sutor, Partner, Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska.

Zbyt duże koszty

Odzwierciedleniem korzyści płynących z wynajmu biura coworkingowego znajdują swoje odzwierciedlenie również w czynszu. Stawka z pewnością jest atrakcyjna dla niewielkiego, złożonego z w założyciela i pracowników zespołu. Jeżeli jednak firma się rozrasta, to wówczas bardziej opłacalne staje się wynajęcie własnej powierzchni biurowej.

- Z założenia biuro coworkingowe nie jest powierzchnią docelową. I raczej żaden założyciel firmy nie oczekuje, że będzie pracował w nim już na zawsze – i to z najróżniejszych powodów. Jest kilka sygnałów, które mogą świadczyć o tym, że mała, ale szybko rozwijająca się firma jest już gotowa, aby wyprowadzić się z biura coworkingowego i poszukać powierzchni biurowej dostosowanej do jej obecnych potrzeb – dodaje Elizabeth Geary, Doradca w Cresa Boston.

Stabilny rozwój

Gdy firma rozpoczyna działalność, jej potrzeby ewoluują, podobnie jak wynajmowana powierzchnia. Wraz z normalizacją oraz ustaleniem zasad funkcjonowania organizacji, może pojawić się potrzeba optymalizacji przestrzeni biurowej. Może się okazać, że firma będzie bardziej produktywna na własnej powierzchni, dostosowanej do konkretnych potrzeb biznesowych, jak np. odpowiedniej wielkości pomieszczenie konferencyjne czy pokoje do rozmów telefonicznych, przeznaczone na własny użytek i znajdujące się bezpośrednio przy stanowiskach pracy.

A więc, decyzja o przeprowadzce z biura coworkingowego została podjęta. I co dalej?

Dobrze zaplanuj czas

Czas od momentu podjęcia decyzji o przeprowadzce do momentu wprowadzenia się do nowego biura to zwykle ok. 6-9 miesięcy. W tym czasie należy się dobrze zastanowić, jak szybko będzie się rozwijała firma i jakie będą jej potrzeby kadrowe na następny rok.

Wynajmij odpowiedniego doradcę

Jest wiele firm doradczych świadczących usługi w zakresie nieruchomości komercyjnych. Najlepiej jednak poszukać doradcy, który oferuje niezależne i obiektywne usługi wyłącznie na rzecz najemcy i nie ma żadnych zobowiązań wobec innych uczestników rynku. W ten sposób unikniemy konfliktu interesów.

Wynajem bezpośredni lub podnajem

Należy rozważyć dwie opcje: wynajem bezpośredni, czyli podpisanie umowy najmu bezpośrednio z właścicielem budynku lub podnajem, czyli wynajęcie powierzchni od istniejącego najemcy w budynku, na podstawie umowy zatwierdzonej również przez właściciela obiektu. Każda opcja ma wady i zalety. W przypadku rozwijającej się firmy, która szuka oszczędności, idealnym rozwiązaniem byłby podnajem krótkoterminowy, oferujący czynsz poniżej stawek rynkowych. Oczywiście wybór każdej opcji uzależniony jest także od dostępności powierzchni i czasu.