Biuro szyte na miarę, czyli jak stworzyć idealne miejsce pracy

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Badanie

Następnym krokiem jest badanie wykorzystania przestrzeni. To kompleksowa analiza pozwalająca zrozumieć jak pracownicy faktycznie wykorzystują swoją powierzchnię biurową. Badanie to pozwoli określić, w jaki sposób biuro wykorzystywane jest w trakcie godzin pracy oraz jak można zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni. Sprawdzamy, jaki jest potencjał dla wprowadzenia biurek współdzielonych, jak najlepiej pogodzić zapotrzebowanie na sale spotkań z ich rzeczywistą ilością oraz jakie dodatkowe przestrzenie należałoby stworzyć w biurze, aby zwiększyć komfort pracy. Badanie to przeprowadzają nasi „obserwatorzy”, którzy sprawdzają wykorzystanie poszczególnych biurek, salek spotkań i pozostałych funkcji towarzyszących.

Ankiety

Ankieta wydajności miejsca pracy jest kompleksowym internetowym badaniem stopnia zadowolenia zespołu z obecnego biura. W ankiecie zawieramy szereg pytań dotyczących rzeczywistego, jak również preferowanego sposobu pracy, funkcji oraz aranżacji biura.

Grupy fokusowe

Stworzenie tzw. grup fokusowych pozwala nam określić jakie czynniki związane z miejscem pracy są wymagane, aby usprawnić działania poszczególnych zespołów i działów. Umożliwią nam one określenie konkretnych potrzeb biznesowych, stylów pracy, dodatkowych możliwości i przyszłych oczekiwań związanych z miejscem pracy, a także potencjalnych wyzwań. To nasz sposób na sprawdzenie opinii pracowników i znakomita okazja na zadanie pytań i uzyskanie odpowiedzi. Można śmiało powiedzieć, że taka sesja jest rzeczywistą szansą na przetestowanie koncepcji nowego biura wśród szerszej grupy odbiorców. Jest to także potężne narzędzie zarządzania zmianą.

Finalizacja

Na końcu procesu optymalizacji biura podsumowujemy wnioski z dotychczasowych etapów procesu, czyli z badania wykorzystania przestrzeni, ankiety wydajności miejsca pracy, wywiadów z kadrą zarządzającą i grup fokusowych. Następnie opracowujemy strategię dla nowej aranżacji biura z uwzględnieniem stylów pracy, nowego rozkładu miejsc pracy, funkcji oraz lokalizacji poszczególnych działów. Wskazujemy także ułatwienia i bariery dla przyszłych zmian, a także mapę dla procesu zarządzania zmianą. Odpowiednia strategia miejsca pracy zawiera także wytyczne projektowe dla architekta wraz z budżetem przestrzennym.

Już nie tylko lokalizacja

Niezmiennie, do najważniejszych kryteriów wyboru powierzchni biurowej, niezależnie od branży, w której działa firma, należą: lokalizacja, w tym możliwość dojazdu samochodem, dostęp do środków transportu publicznego, jakość biura oraz oczywiście cena. Dużą uwagę zwraca się na udogodnienia w budynku i jego otoczeniu. Coraz większą wagę firmy przywiązują do „zielonych” rozwiązań i certyfikatów projektów biurowych, które mogą mieć korzystny wpływ tak na koszty operacyjne, jak i jakość środowiska pracy. Poza uniwersalnymi kryteriami wyboru powierzchni biurowej coraz więcej firm myśli o jakości przestrzeni, jej wykorzystaniu i zaprojektowaniu w odpowiedni sposób. Workplace Strategy - czyli opracowywanie strategii środowiska pracy - jest w Polsce coraz bardziej popularne, coraz więcej firm wybiera właśnie tę drogę. Dlaczego? Żeby dopasować biuro do potrzeb pracowników, poprawić komunikację, produktywność, wzmocnić współpracę, wspólne działanie. Warto.

Regina Gul – Starszy Kierownik Projektu w Dziale Zarządzania Projektami