Jak wybrać dobry lokal biurowy?

Przeczytaj także: Warszawski rynek biurowy 2023 z rekordowym popytem

Znalezienie biura spełniającego wymogi prowadzonej przez nas działalności wiąże się z uzyskaniem kompromisu pomiędzy lokalizacją lokalu, jego powierzchnią i standardem, a kosztami najmu. Rzetelna analiza naszych potrzeb, jeszcze przed przystąpieniem do poszukiwań, pozwoli nam zwiększyć prawdopodobieństwo znalezienia biura stanowiącego wizytówkę firmy, które zapewni odpowiedni komfort pracy naszym pracownikom.

Klient musi trafić, a pracownik dojechać

Wybór lokalizacji powinien być uzależniony przede wszystkim od tego, czy lokal będzie wykorzystywany do osobistej obsługi klienta. Jeśli tak, powinna go charakteryzować dobra dostępność komunikacyjna. Istotna w tym wypadku będzie dobrze rozwinięta infrastruktura drogowa okolicy oraz bliskość przystanków komunikacji miejskiej. Bardzo ważna jest również dostępność odpowiedniej ilości miejsc parkingowych w pobliżu lokalu. Zbyt długie poszukiwanie przez klienta miejsca do zaparkowania może go ostatecznie zniechęcić do skorzystania z naszych usług.

Jeśli specyfika działalności firmy przewiduje pojawienie się w biurze klienta „z ulicy”, dużego znaczenia nabiera odpowiednia ekspozycja lokalu. Dobrą widoczność zapewni nam lokal z dużą witryną w centrum miasta przy głównym ciągu komunikacyjnym. Jednak ceny takich powierzchni biurowych są często nie do udźwignięcia dla niewielkich przedsiębiorstw. Z tego powodu warto poszukać „złotego środka” i rozejrzeć się za atrakcyjnym lokalem poza ścisłym centrum, na przykład na dużym osiedlu mieszkaniowym.

W przypadku biur, które z zasady nie są wykorzystywane do osobistej obsługi klienta (tzw. back office), ekspozycja lokalu traci na znaczeniu. W tym wypadku, z uwagi na niższe koszty najmu, biuro warto ulokować poza centrum miasta. Miejsce to musi jednak gwarantować możliwość bezproblemowego dojazdu osobom pracującym w biurze.

Lokal powinien spełnić wymagania naszego biznesu

Przed podjęciem decyzji o zawarciu umowy najmu, należy dokładnie sprawdzić możliwość dostosowania lokalu do naszych potrzeb. Upewnijmy się wcześniej, czy otrzymamy zgodę na ewentualne przeróbki i adaptacje pomieszczeń biurowych. Wszystkie tego typu ustalenia należy wpisać do umowy najmu. W umowie powinny znaleźć się również uzgodnienia dotyczące możliwości zamontowania szyldu lub reklamy zewnętrznej na fasadzie budynku.

W przypadku działalności wymagającej niezawodnej komunikacji telefonicznej oraz szybkiego przesyłania dużej ilości danych, należy przeanalizować parametry linii telefonicznych i łącz internetowych doprowadzonych do lokalu. Za wolne łącze lub słaba linia mogą stanowić duży problem w bieżącym funkcjonowaniu firmy i narazić nas na dodatkowe koszty.