Akt notarialny - krok po kroku

Przeczytaj także: Kręta droga do nowego mieszkania

Co to jest akt notarialny?

Akt notarialny jest szczególnym dokumentem. Stosowany jest w celu dokumentowania czynności prawnej lub zdarzenia prawnego, jeśli wymagana jest prawem taka forma lub jeśli strony wyrażają taką wolę. Ustawa z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie definiuje akt notarialny jako dokument urzędowy potwierdzający wyrażenie woli. Sporządzany jest wyłącznie przez notariusza, ale są pewne wyjątki od tej reguły:

• Za granicą akt notarialny może sporządzić również konsul polski, po uzyskaniu pisemnego upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, wydanego na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych. Jest to jednak szczególna sytuacja.
• W przypadku protestu z powodu niezapłacenia, taką czynność może sporządzić urząd pocztowy.
• W kwestii poświadczania podpisów na niektórych dokumentach, te czynności mogą dokonywać banki lub przewodniczący zarządu gminy w miejscowości, w której nie ma kancelarii notarialnej.

Wyżej wymienione przypadki są wyjątkowe i znajdują zastosowanie tylko w uzasadnionych sytuacjach.

Stronami aktu notarialnego mogą być osoby posiadające pełną zdolność do czynności prawnych. Przed przystąpieniem do aktu notarialnego notariusz zobowiązany jest do weryfikacji tożsamości osób, które stawiły się do aktu. Weryfikacja ta odbywa się w oparciu o przewidziane prawem dokumenty tożsamości tj. dowód osobisty lub paszport. Weryfikacji tożsamości można również dokonać poprzez wskazanie innego dokumentu ze zdjęciem lub poprzez świadków. Takie rozwiązania są indywidualną kwestią notariusza, ponieważ może on przystąpić do sporządzaniu aktu tylko w sytuacji, kiedy będzie miał pewność co do tożsamości osoby biorącej udział w czynności notarialnej. Zgodnie z art. 92 Ustawy z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie akt notarialny powinien zawierać:

• dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony - godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu;
• miejsce sporządzenia aktu;
• imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych - nadto imię i nazwisko tej osoby;
• imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
• oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty;
• stwierdzenie, na żądanie stron, faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu;
• stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany;
• podpisy biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
• podpis notariusza.

Kiedy następuje podpisanie aktu notarialnego i co dalej się z nim dzieje?

Zgodnie z polskim prawem własność nieruchomości można przenieść tylko aktem notarialnym. Po odczytaniu przez notariusza aktu notarialnego stronom umowy następuje jego podpisanie. Oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii notarialnej. Na każde nasze żądanie notariusz sporządza wypisy aktu. W dniu podpisania aktu notarialnego stronom aktu wydawane są wypisy, które mają moc prawną oryginału. Jeżeli akt notarialny zawiera np. wniosek o wpis hipoteki notariusz ma obowiązek przesłać z urzędu właściwemu sądowi prowadzącemu księgę wieczystą wypis aktu notarialnego wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu w terminie trzech dni od sporządzenia aktu.

Kto ponosi koszty przy akcie notarialnym?

Korzystając z usług notariusza musimy się liczyć z kosztami notarialnymi. Wysokość maksymalnych opłat notarialnych opisana jest w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Kwota opłaty uiszczanej u notariusza uzależniona jest od wartości przedmiotu transakcji. Zgodnie z treścią paragrafu 3 wspomnianego rozporządzenia maksymalna stawka wynosi:

• 100 PLN dla wartości transakcji do 3 000 PLN;
• 100 PLN + 3% od nadwyżki powyżej 3 000 PLN dla transakcji powyżej 3 000 PLN do 10 000 PLN;
• 310 PLN + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 PLN dla transakcji powyżej 10 000 PLN do 30.000 PLN;
• 710 PLN + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 PLN dla transakcji powyżej 30 000 PLN do 60.000 PLN;
• 1 010 PLN + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 PLN dla transakcji powyżej 60 000 PLN do 1 000 000 PLN;
• 4 770 PLN + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 PLN dla transakcji powyżej 1 000 000 PLN do 2 000 000 PLN;
• 6 770 PLN + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 PLN, nie więcej jednak niż 10 000 PLN, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn nie więcej niż 7500 PLN - dotyczy transakcji powyżej 2.000.000 PLN.

Poza opłatą notarialną w akcie notarialny znajdą się również informacje o innych kosztach związanych z aktem np. podatek od czynności cywilnoprawnych czy opłata za wpis w księdze wieczystej. Przy transakcjach kupna-sprzedaży np. nieruchomości przyjęło się, że to kupujący pokrywa koszty związane z ustanowieniem aktu notarialnego. Wcale nie musi tak być. Ustawodawca jasno wskazuje w art. 89 Ustawy z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, że opłaty notarialne powinny być dzielone po równo pomiędzy kupującego i sprzedającego. Mając świadomość tego zapisu kupujący ma dodatkowy argument do negocjowania kto i w jakiej wysokości będzie ponosił opłaty notarialne. Informacje kto i jednocześnie w jakiej wysokości pokryje opłaty, zapisane zostanie ostatecznie w akcie notarialnym.