Wynajem biura: jak wybrać idealną przestrzeń elastyczną?

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

- Na polskim rynku istnieje wiele podmiotów, które udostępniają elastyczne powierzchnie do pracy. Ich oferta jest do siebie zbliżona. Zazwyczaj składa się na nią coworking, biura elastyczne i spersonalizowane moduły. Łączy te opcje to, że pozwalają firmom odejść od myślenia o przestrzeni w sensie metrów kwadratowych, do myślenia o potrzebach pracowników i roli jaką ma spełniać biuro w danym momencie – mówi Konrad Szaruga, ekspert ds. elastycznych powierzchni biurowych, CBRE.

Wynajem biura. Jakie są typy przestrzeni elastycznych?

Zdecydowanie najpopularniejszym obecnie rodzajem biurowej przestrzeni elastycznej jest coworking, czy też hot-desk. Jest to nic innego niż dostęp do biur i praca we wspólnej przestrzeni, przeważnie na zasadzie zajmowania wolnych miejsc. Jest to jedno z tańszych rozwiązań, które daje firmie zarówno przestrzeń do pracy, jak i dostęp do kuchni czy wyposażonych sal konferencyjnych.

Kolejnym rozwiązaniem jest elastyczne biuro, którego najemcy otrzymują identyczne korzyści jak przy coworkingu, ale mają przy tym zapewnione więcej prywatności, ponieważ wynajmowana przez nich przestrzeń zostaje zamknięta.

Trzecia z opcji to spersonalizowane moduły. Ten coraz bardziej popularny segment skierowany jest do dużych przedsiębiorstw, które chcą korzystać z elastyczności, ale jednocześnie zależy im na biurze dopasowanym do potrzeb oraz pozwalającym na budowanie tożsamości firmy wśród pracowników.
- To zestawienie dopełniają inkubatory, które są skierowane konkretnie do startupów i młodych przedsiębiorców. To przestrzeń, w której ma dojrzeć pomysł biznesowy. Na rynku jest niewiele inkubatorów, co powoduje, że często warunkiem dostania miejsca jest konkurs – wyjaśnia Konrad Szaruga.

Dlaczego firmy stawiają na elastyczność?

Największa zaletą powierzchni elastycznych jest właśnie… elastyczność. Można z nich korzystać od pojedynczych dni do wielu lat, nie wynajmując metrów kwadratowych, a dostając usługę skrojoną na miarę. Przedsiębiorcy mogą dopasować koszty ponoszone na przestrzeń do poziomu zatrudnienia w danym momencie.

Decydując się na biuro elastyczne, firma otrzymuje w pełni umeblowane biuro z różnymi typami przestrzeni oraz dostęp do nowoczesnej powierzchni wspólnej. Dzięki temu, w miarę jak zmienia się organizacja i jej potrzeby, można zmieniać styl pracy, np. przenosić się z open space do pokoi pracy, korzystać więcej lub mniej z sal spotkań, przenieść się do przestrzeni hot desk’owej lub jednego pokoju.

- Najbardziej nieoczywistą zaletą przestrzeni elastycznych, choć dla niektórych najważniejszą, jest społeczność, do której się dołącza. Wymiana myśli między pracownikami z różnych firm, pomaga rozwiązywać problemy, pozyskiwać partnerów czy klientów lub po prostu jest świetną okazją do nawiązywania znajomości – mówi Konrad Szaruga.

Jak wybrać przestrzeń dla siebie i ile to kosztuje?

Liczba zatrudnionych przez firmę pracowników często zmienia się w czasie, podobnie jak cele. Przestrzeń do pracy powinna wspierać proces zmian. Poszukiwania warto zacząć od rozpisania swoich celów na najbliższe pół roku, rok oraz kilka lat, z uwzględnieniem zakładanych zmian w zasobach ludzkich. Pytania, które warto sobie zadać to: ile stanowisk pracy potrzebujemy, czy ta liczba będzie stała czy zmienna, na jak długo chcemy się zobowiązać, w jakiej przestrzeni powinni pracować nasi pracownicy, jaka lokalizacja nas interesuje, czy przestrzeń pozwala na swobodną wymianę myśli oraz czy możemy się w niej spotykać z klientami i partnerami biznesowymi.

- Najtańszą opcją zawsze jest pojedyncze „krzesełko” w coworkingu. Ceny zaczynają się od kilkuset złotych miesięcznie. Następnie mamy biura. Ogólna zasada jest taka, że im większe biuro tym cena za stanowisko pracy spada, tj. najdroższe są pokoje 1-2 osobowe. Wynika to z tego, że najtrudniej je zbudować oraz dostępność na rynku jest najmniejsza. Duże open-space’y czy wręcz całe piętra to kolejna opcja, ale nie znaczy to, że tańsza niż coworking czy biuro. Na cenę wpływa wiele czynników, nie zawsze też działa zasada, że im dłuższa umowa tym niższa cena – podsumowuje Konrad Szaruga.