Wynajem biura: jak obniżyć koszty eksploatacyjne?

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Walter Herz radzi, aby wynajem biura lub też renegocjację warunków dotychczasowej umowy poprzedzić wnikliwą analizą kosztów eksploatacyjnych, ponieważ mogą one stanowić nawet 30% całości obciążeń związanych z najmem.

W przypadku wynajmu biura o dużej powierzchni, godnym rozważenia krokiem jest audyt kosztów eksploatacyjnych, którą to czynność zlecić można wyspecjalizowanym firmom doradczym. Umożliwia on między innymi zapoznanie się ze składowymi rocznego rozliczenia rzeczywistych kosztów eksploatacyjnych i w efekcie porównanie ich wysokości z obowiązującymi na rynku średnimi stawkami.

Jak zaznacza Walter Herz, niezwykle istotną sprawą jest również precyzyjne określenie w umowie powierzchni zajmowanej przez najemcę i wyliczenie jej procentowego udziału w budynku oraz udziału powierzchni wspólnych, które przypadają na wynajmowane metry biurowe.

- Najemcy skupiają się zwykle na wysokości czynszu i to właśnie głównie stawki czynszowe są przedmiotem negocjacji z wynajmującymi. Tymczasem nie mniej ważny jest sposób naliczania opłat eksploatacyjnych, które obok refakturowanych kosztów zużycia mediów, stanowią bardzo istotną część opłaty za wynajem biura. W zależności od budynku stanowią od 20 do ponad 30 proc. całkowitych kosztów wynajmu. Dlatego należy doprecyzować zapisy umowy, mówiące o sposobie naliczania opłat eksploatacyjnych. Dokładnie określić, co może być rozliczane i w jaki sposób – podkreśla Mateusz Strzelecki, Partner/Head of Regional Markets w Walter Herz.

Chodzi o sporządzenie zamkniętej listy kosztów, związanych z utrzymaniem budynku, jakie mogą być przerzucone na najemcę i transparentne zapisanie ich w umowie. W ramach opłat eksploatacyjnych najemca nie będzie wtedy przykładowo obciążany kosztami wprowadzanych ulepszeń i dodatkowych inwestycji w obiekt, co nie powinno być do nich zaliczane.

Na koszty eksploatacyjne składa się bowiem obsługa techniczna budynku, zarządzanie nieruchomością, ochrona, prowadzenie recepcji, utrzymanie czystości i zieleni, wywóz śmieci i inne serwisy, koszty naprawcze, ubezpieczenia, a także podatki i opłaty lokalne.

- Przed podjęciem decyzji o wynajmie biura, czy podczas renegocjacji warunków warto, poza stawkami czynszowymi za metr, porównać także wysokość kosztów eksploatacyjnych, które różnią się w zależności od standardu, daty oddania i lokalizacji poszczególnych budynków. Należy też zapewnić sobie w kontrakcie kontrolę nad wzrostem opłat poprzez wprowadzenie limitu podwyżek w przypadku pozycji zależnych od właściciela nieruchomości. Każda umowa powinna zawierać zapisy, zabezpieczające interesy najemcy w tym zakresie – zauważa Mateusz Strzelecki.

Jak pisze Walter Herz, rosnąca konkurencyjność rynku wymusza na właścicielach budynków optymalizację kosztów eksploatacyjnych, związanych z wynajmem powierzchni biurowych. Ułatwia to także wykorzystanie energooszczędnych rozwiązań w certyfikowanych budynkach.

- Z naszych analiz wynika, że budynki z certyfikatami odznaczają się niższymi kosztami eksploatacyjnymi w porównaniu z biurowcami, które ich nie posiadają. Średnio o blisko 4,5 proc. w przypadku certyfikatu BREEAM i około 9 proc. przy certyfikacji LEED – informuje Mateusz Strzelecki. - Z drugiej jednak strony, najnowocześniejsze budynki biurowe często nie są bardziej ekonomiczne, jeśli chodzi o zużycie energii. Obowiązujące w nich wysokie standardy odnośnie powietrza, czy oświetlenia powodują, że zapewniając odpowiedni komfort pracy są jednocześnie bardziej energochłonne – przyznaje.

Ostatnie podwyżki cen mediów natomiast sprawiają, że to właśnie ich zużycie jest coraz większym obciążeniem dla najemców. Na wzrost kosztów eksploatacyjnych wpływają również podwyżki minimalnego wynagrodzenia i stawek godzinowych. A to z kolei przekłada się na wyższe koszty takich usług, jak ochrona, obsługa recepcji, sprzątanie, wywóz śmieci i prac niezbędnych do utrzymania biurowców. Zmiany w przypisach dotyczących wywozu odpadów wpływają zaś na wysokość opłat za ich odbiór z budynków. Wzrost podatku od nieruchomości powoduje natomiast inflacja.