Czas na nowe biuro. Przeprowadzka nie musi być koszmarem

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Warto opuścić powierzchnię co najmniej tydzień przed zakończeniem kontraktu, aby w spokojnej atmosferze przeprowadzić wszystkie odbiory i uzgodnić odpowiednie protokoły zdania powierzchni. Nawet na końcowym etapie opuszczania powierzchni najemca może napotkać na kwestie sporne typu ponadnormatywnie zniszczone sanitariaty, panele sufitowe czy zniszczone oprawy oświetleniowe, za które będzie musiał wynajmującemu zapłacić. Właściciel sprawdza także czy przy usuwaniu różnych elementów aranżacji (np. uchwytów ściennych do sprzętu audio-wideo), nie została naruszona estetyka paneli na suficie czy ścianek. Zniszczenia mogą dotyczyć także toalet. Trzeba pamiętać także o usunięciu wszelkiego rodzaju tabliczek i innych oznakować z logo firmy umieszczonych w różnych miejscach budynku etc.

Dobra komunikacja na wagę złota

Planując przeprowadzkę musimy przede wszystkim myśleć o naszych pracownikach. Kiedy i jak poinformować ich o zmianie siedziby? Jak odpowiednio przygotować ich na zmiany? Termin przenosin do nowego biura nie może w żadnym wypadku kolidować z „gorącym” okresem w pracy firmy (jakim zazwyczaj jest koniec roku bądź określone okresy wzmożonej sprzedaży w firmach handlowych) czy innymi ważnymi wydarzeniami w kalendarium danego przedsiębiorstwa.

Dobra komunikacja musi także opierać się na zaangażowaniu pracowników w proces zmiany. Wskazane jest wybranie przedstawicieli poszczególnych departamentów, aby od początku do końca uczestniczyli w projektowaniu i urządzaniu nowego biura. Ważna jest też odpowiednio wczesna wizytacja w nowym budynku reprezentantów tego „ciała opiniotwórczego”, a także informowanie pracowników o postępie prac. Warto przygotować „pakiet informacyjny” o nowym biurze, nowym układzie pomieszczeń, nowych funkcjonalnościach, a także informacje o komunikacji miejskiej i dojeździe autem do nowej siedziby. Należy także szczegółowo i z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawić plan przeprowadzki. Warto także zawczasu urządzić w biurze „dni utylizacji śmieci”, czyli pozbywania się niepotrzebnych ton papieru. Odpowiednio wcześniej należy też zacząć proces archiwizacji lub cyfryzacji danych.

Przeprowadzka do nowego biura i opuszczenie dotychczas zajmowanej powierzchni powinno przebiegać bez zakłóceń i problemów dzięki wcześniejszemu sprawdzeniu kontraktu i odpowiedniemu przygotowaniu się do opuszczenia powierzchni. A przy odpowiednio wcześnie zaplanowanej i przeprowadzonej kampanii informacyjnej, satysfakcja pracowników gwarantowana.

Jakub Sylwestrowicz, Dyrektor Działu Reprezentacji Najemcy w